Absatzmärkte befinden sich im stetigen Wandel – Produktzyklen werden immer kürzer. Das stellt sowohl für Konzerne als auch für kleine und mittelständige Firmen eine zunehmende Herausforderung dar. Aufgrund dieser zunehmenden Herausforderungen versuchen sich immer mehr Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen zu fokussieren und gehen dazu über, ihre herkömmliche IT-Infrastruktur durch reine Cloud Services abzulösen. In der Welt der Unternehmenskommunikation ist dieser Trend in vollem Gange, wie unsere aktuelle Studie Communication 4.0 – Communication & Collaboration in der Cloud zeigt. Demnach sprechen auch immer mehr Gründe dafür in die Cloud zu gehen.
Kein Unternehmen möchte ein Cloud Migrationsprojekt angehen, ohne sicher zu sein, dass die Umstellung auf die Cloud Umgebung reibungslos vonstatten geht. Oftmals ist die Komplexität des Onboardings ein Grund, warum Unternehmen Cloud Projekte nur zögernd in Angriff nehmen, obwohl sie von den Vorteilen der Cloud überzeugt sind. Der langfristige Erfolg hängt vor allem davon ab, dass man bei der Migration von vornherein alles richtig macht. Welche Vorteile versprechen also die Cloud. Was ist Onboarding überhaupt und wie kann ein typisches Onboarding aussehen? Hier kommen die Antworten:
Warum eine Migration in die Cloud sinnvoll sein kann
Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit, also die einfache Anpassbarkeit der jeweiligen Dienste, überzeugen viele Unternehmen von Lösungen aus der Cloud. Speicherplatz, Rechenleistung und Software-Paket kann hier präzise gewählt und jederzeit an den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens angepasst werden. Die Cloud bietet hier die Flexibilität zu entscheiden, wann und wie zu expandieren, was sie zu einem wertvollen, strategischen Asset macht.
Kosten
Wie unsere Cloud Studie aus dem Jahr 2018 zeigt, sind Kosten einer der häufigsten Gründe für Unternehmen, ihr IT-Bereitstellungsmodell zu ändern. Anwendungen, die in der Cloud bereitgestellt werden, können zur Senkung der Kapital- und Betriebsausgaben beitragen. Es bedarf keiner längerfristigen Kapitalbindung, da die Kosten für alle benötigten Dienstleistungen, wie die Nutzung von Hardware-Ressourcen oder spezieller Anwendungssoftware, in der Regel monatlich abgerechnet werden und somit gut kalkulierbar sind. Auch die regelmäßig benötigten Hardware-Upgrades, um auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben, sind ein erheblicher Kostenfaktor, der bei der Nutzung eines Cloud-Dienstes entfällt und auf den jeweiligen Anbieter übergeht. Dies gilt auch für kostenintensive präventive Maßnahmen zum Ausfallschutz. Allerdings ist zu beachten, dass es immer initiale Kosten bei einem Cloud Projekt gibt, die es zunächst zu amortisieren gilt.
Verfügbarkeit
Der mobile und ortsunabhängige Zugriff auf IT-Ressourcen, die Verfügbarkeit und Performance der IT-Leistungen, sind ebenfalls Vorteile von Cloud Services. So lassen sich Lösungen aus der Cloud erheblich schneller implementieren als ihre On-Premise-Pendants und stehen damit früher zur Verfügung. Zudem können in einer cloud basierten IT-Umgebung schneller neue Produkte auf den Markt gebracht und damit schneller auf Kundenanforderungen reagiert werden.
Was ist Onboarding?
Im Kontext der Cloud Migration bezieht sich „Onboarding“ auf die Bereitstellung von Anwendungen, Daten oder beidem über die gewählte Cloud-Infrastruktur (Public, Private oder Hybrid). Im Wesentlichen stellt das Onboarding die letzte Phase des Migrationsprozesses dar. Der Erfolg eines Onboardings hängt stark von einem sorgfältigen und gründlichen Planungsprozess ab. Eine umfassende Vorbereitung ist der Garant für ein erfolgreiches Onboarding.
Cloud Onboarding: ASC-Experten im Interview
Beim erfolgreichen Cloud Onboarding dreht sich also alles um die vorherige Planung und Vorbereitung. Wir führen regelmäßig das Cloud Onboarding für unsere Recording-Lösungen durch. Den genauen Ablauf und was beachtet werden muss erklären uns Uwe Kleinschmidt, Leiter PreSales & Consulting und Tamer Çalışkan, Leiter Development Operations bei ASC Technologies AG im Interview.
Herr Kleinschmidt, was gibt es beim Cloud Onboarding grundsätzlich zu beachten?
Uwe Kleinschmidt: Wir haben zwei Möglichkeiten bei der Anbindung an unsere Cloud. Zum einen die Anbindung von Service-Providern, die eigene Telefonielösungen hosten. Hier schalten wir zwei Rechenzentren zusammen: Das Rechenzentrum des Service-Providers mit seiner Unified Communication (UC) Lösung bzw. seiner Telefonanlage und unsere Cloud. Zum anderen die Anbindung von Telefonanlagen des Endkunden, die On-Premise betrieben werden. Hier verbinden wir die On-Premise Telefonanlage des Kunden mit unserer Cloud.
Und wie organisieren Sie das Cloud Onboarding einer Recording-Lösung für einen Kunden?
Uwe Kleinschmidt: Unsere Kunden sind in erster Linie unsere Partner, über die wir unsere Lösungen vertreiben. Diese Partner sind entweder Service-Provider oder Systemintegratoren. Ist ein Endkunde nun an einer Aufzeichnungslösung interessiert, klären wir zusammen mit unserem Partner und dem Endkunden zuallererst grundlegende Details. Das ist entscheidend für einen schnellen und reibungslosen Prozess. Hierfür erhält der Kunde von unserem Vertrieb einen Fragenkatalog. Danach erfolgt das eigentliche Onboarding mit Implementierung, Konfiguration, Testphasen und Live-Support.
Welche Fragen klären Sie genau in diesem Katalog?
Uwe Kleinschmidt: Mit Hilfe des Katalogs stellen wir fest, ob die technischen Anforderungen gegeben sind und wenn nicht, was wir gemeinsam dafür erarbeiten müssen. Grundsätzlich klären wir den Typ und die Version des UC-Systems, die Anzahl der jetzt und zukünftig benötigten Endgeräte, Nebenstellen, Benutzer usw., Schulungsbedarf und Kompatibilität der Kunden-Firewall mit der VPN-Anforderung von ASC ab. Bei Kunden mit On-Premise Telefonanlagen müssen wir zudem die vorhandene Anbindung an das Internet kennen. Diese Checkliste stellt sicher, dass sowohl der Partner als auch der Endkunde für den nächsten Schritt bestens vorbereitet sind. Sind alle Punkte geklärt, erhält der Endkunde bzw. Partner ein Angebot.
Überblick Fragenkatalog
Im Fragenkatalog geht es im Wesentlichen um sechs Hauptthemen, die es zu klären gilt:
- Welcher Typ und welche Version hat das Telefonsystem des Unternehmens?
Dies gleichen wir mit einer internen Liste ab, mit der wir dann feststellen können, welche Typen und Versionen kompatibel mit unseren Lösungen sind. - Wie viele Endgeräte, Nebenstellen, User werden jetzt und zukünftig benötigt?
Die Zahl liefert uns ein Indiz über die zu erwartende Bandbreite. Dadurch können wir uns auf das Projekt besser vorbereiten. - Über welche Geschwindigkeit und welchen Datendurchsatz verfügt die Internetverbindung des Kunden?
Wir müssen wissen, wie schnell der Kunde ans Internet angebunden ist. So lässt sich im Vorfeld klären, ob genug Bandbreite zur Verfügung steht. Folglich lässt sich klären, ob die Infrastruktur des Kunden ausreichend für sein Planungsvorhaben ist. - Benötigt der Partner des Endkunden eine Schulung?
ASC setzt zwar die Cloud-Plattform für die jeweiligen Partner auf und richtet die Verbindung ein, jedoch erfolgt der tägliche und operative Betrieb durch den Partner. Hierfür benötigt er eine Schulung, sodass er in der Lage ist Änderungen, wie beispielsweise, neue Mitarbeiter, neue Nebenstellen, Namensänderung etc. selbstständig durchzuführen. - Unterstützen die Kunden-Firewalls die VPN-Anforderung von ASC?
Ist ein Kunde mit seiner Telefonanlage On-Premise aufgestellt, bauen wir VPN-Tunnel zwischen unserer Cloud und der Endkundenumgebung auf. Hierfür haben wir bestimmte technische Anforderungen, die im Vorfeld abgeklärt werden. Diese Anforderungen sind detailliert in einem Dokument zusammengefasst. Basierend auf diesem Dokument können wir mit den Kunden klären, ob ihre Firewalls die VPN-Anforderung von ASC unterstützen. - Besteht ein Kontakt zur Kunden-IT (VPN und SIP)?
Es ist für alle Beteiligten sinnvoll einen direkten Ansprechpartner zu haben. So können Fragen zum operativen Geschäft sofort beantwortet werden.
Herr Çalışkan, gibt es eine Mindestanforderung an Bandbreite, die für ein Cloud Onboarding benötigt wird?
Tamer Çalışkan: Die Mindestanforderung an benötigter Bandbreite lässt sich relativ genau berechnen. Die Datenübertragungsrate liegt im Normalfall bei gerundet etwa 100 Kbit/s für ein Gespräch. Das heißt für zehn Gespräche benötigt man 1 Mbit/s usw. Genau aus diesem Grund fragen wir in unserem Fragenkatalog auch nach solchen Dingen, um im Vornhinein abzuklären, ob die Infrastruktur des Kunden auch die benötigte Bandbreite zulässt.
Herr Kleinschmidt, was vermitteln Sie den Partnern in Ihrer Schulung?
Uwe Kleinschmidt: Unsere Schulung besteht im Wesentlichen aus zwei Themenschwerpunkten: Administration und Troubleshooting. Zum einen lernen die Teilnehmer, ihre Teile der Cloud-Umgebung zu konfigurieren und als Administrator für den Endkunden zu agieren. Die Partner wissen am Ende der Schulung, wie der Endkunde angebunden ist und wie das System aus dessen Sicht zu monitoren ist. Beim Troubleshooting, oder auch Fehlerbehebung, wird systematisch vermittelt, wie mögliche Probleme behoben werden. Tritt beim Endkunden im Betrieb ein Problem auf, kann er sich direkt an den Partner wenden, der in diesem Fall als First-Level-Support agiert. Alles Weitere wird dann an uns weitergeleitet und wir beheben die Ursache des Problems.
Was geschieht dann?
Uwe Kleinschmidt: Nachdem die technischen, organisatorischen und administrativen Grundlagen geklärt und vermittelt wurden, erfolgt die eigentliche physikalische Anschaltung des Endkunden bzw. des Service-Providers an unsere neo cloud. Dazu gehört selbstverständlich zunächst ein Projekt-Kickoff. Hier stellen wir das Projekt vor, besprechen die weiteren Vorgänge und stellen wir alle beteiligten Personen vor. So entwickeln alle Projektteilnehmer ein gemeinsames Verständnis über das Projekt und lernen sich gegenseitig kennen.
Was machen Sie beim eigentlichen Onboarding-Prozess als Erstes?
Uwe Kleinschmidt: Zuerst konfigurieren wir die Verbindung zwischen dem UC-System und der ASC neo cloud (VPN-Tunnel, bzw. IPSec über dedizierte Leitungen). Anschließend konfigurieren wir das UC bzw. Telefonie-System innerhalb der ASC neo cloud und die kundenspezifische Umgebung. Dies kann vor dem Produktivbetrieb zuerst auch an einem dedizierten Testsystem innerhalb der ASC neo cloud erfolgen.
Welche Schritte erfolgen danach?
Uwe Kleinschmidt: Ab dem Moment, ab dem diese Verbindung steht, begleiten wir den Kunden bzw. Partner mittels Verbindungs- und Funktionstests auf dem ASC neo cloud System. Zu diesem Zeitpunkt erhält der Partner von uns seine Zugangsdaten und kann somit seinen Teil der Cloud-Plattform administrieren. Diese Testphase dauert maximal zwei Wochen.
Wie schließen Sie das Projekt ab?
Uwe Kleinschmidt: In den folgenden zwei Tagen stehen wir – wir nennen es Go-Live-Support – rund um die Uhr für etwaige Fragen oder sonstige Informationen zur Verfügung. Mit dem Go-Live-Support schließen wir das Cloud Onboarding erfolgreich ab.
In fünf Schritten in die Cloud
- Projekt-Kickoff
- Installation und Konfiguration des Telefonie-Systems im ASC neo Cloud-Testsystem
- Testphase mit Verbindungs- und Funktionstest
- Wechsel vom Testsystem auf das ASC neo Cloud Live-System
- Go-Live-Support
Herr Çalışkan, mit welchem zeitlichen Aufwand kann man insgesamt rechnen?
Tamer Çalışkan: Die Anbindung eines Service-Providers ist natürlich deutlich komplexer als die eines Endkunden. Für die Schulung an sich planen wir drei Tage ein, die Vorbereitung und Terminplanung dauert zwei bis vier Wochen. Für die Installation und Konfiguration des Systems planen wir einen Tag ein. Die Testphase läuft in der Regel zwei Wochen. Danach benötigen wir gegebenenfalls nochmals einen Tag für den Wechsel vom Testsystem auf das ASC neo cloud Live-System. Anschließend leisten wir, je nach Bedarf, ein bis zwei Tage Live-Support. Insgesamt sprechen wir hier also, vom ersten Kontakt bis zum Produktivbetrieb, von einem Zeitraum von etwa vier bis sieben Wochen.
Und wie gewährleisten Sie Datensicherheit beim Onboarding Prozess?
Tamer Çalışkan: Wir bieten unseren Endkunden unter anderem Site-to-Site VPN an. Site-to-Site VPN sichert die Verbindung per IPsec (Internet Protocol Security). So ist der komplette Datenverkehr verschlüsselt und wird über einen sicheren VPN-Tunnel über das Internet an ein zugehöriges VPN-Gateway am Ziel geschickt. Dieser Tunnel sperrt äußere Einflüsse und bösartige Inhalte aus. Alle Anforderungen hinsichtlich Sicherheit beschreiben wir für unsere Kunden in einem Dokument, den sogenannten „IPsec Requirements“.
Herr Kleinschmidt, welche Maßnahmen sind entscheidend die für den Erfolg des Onboarding-Prozesses?
Uwe Kleinschmidt: Je sauberer und besser im Vorfeld vorbereitet wurde, desto geschmeidiger ist dann letztendlich auch der Konfigurations- und Installationsprozess. Natürlich sind alle Maßnahmen für sich genommen entscheidend für ein erfolgreiches Onboarding. Jedoch sollte tatsächlich von Anfang an eine klar definierte und einheitliche Prozessabstimmung in Zusammenarbeit mit dem Partner und dem Kunden durchgeführt werden.
