Aufzeichnung, Compliance, Finanzdienstleistung
- MiFID II: Zentrale Ziele für den Finanzmarkt
- Anforderungen an Call Recording gemäß MiFID II
- Das sind die Anforderungen der MIFID II in der Übersicht
- Vorteile moderner Call-Recording-Lösungen für die Einhaltung der MiFID II
- Die digitale Revolution wartet nicht – und Ihr Unternehmen sollte das auch nicht!
MiFID II: Zentrale Ziele für den Finanzmarkt
Aufgrund der Anpassungen der MiFID II-Richtlinie und der damit verbundenen Überarbeitung der europäische Finanzmarktrichtlinie (engl. Financial Instruments Directive, MiFID I) müssen Finanzinstitute ihre telefonischen Beratungsgespräche aufzeichnen. Das betrifft vor allem Unternehmen die Finanzanlagenberatung anbieten, also Investmentbanken, Vermögensverwalter und Finanzberater. Obwohl Call Recording gemäß MiFID II auf den ersten Blick teuer und aufwändig erscheint, lohnt es sich, die potenziellen Vorteile der MiFID II Richtlinie zu betrachten. MiFID II stellt Finanzdienstleister zwar vor einige Herausforderungen, verfolgt aber dennoch wichtige Ziele. Im Kern geht es dabei um die Stärkung der Marktintegrität. Und das bedeutet: Mehr Transparenz und mehr Verbraucherschutz.
Sie stellt strikte regulatorische Vorgaben an die Aufzeichnung, Dokumentation und Aufbewahrung der Kundenkommunikation. Das sogenannte Taping oder auch Compliance Recording umfasst die Aufzeichnung aller Kommunikationskanäle wie Telefon, Chat, Video-Telefonie und mehr. Die Aufzeichnungen müssen gemäß der geforderten Aufzeichnungsfristen aufbewahrt werden, manipulationssicher sein und bei Bedarf schnell zur Verfügung gestellt werden können.
Anforderungen an Call Recording gemäß MiFID II
Die MifID II Richtlinie stellt das regulatorische Rahmenwerk für Wertpapierdienstleistungen in Europa dar und beeinflusst die Arbeitsweise europäischer Finanzmärkte. Sie legt fest, welche Regeln Banken und Vermögensverwalter bei Anlagegeschäften mit Privatkunden befolgen müssen.
In der MiFID II-Richtlinie wurden Regelungen der MiFID I-Richtlinie verschärft und neue Regeln hinzugefügt, die bisher nicht definiert waren. Die Einhaltung dieser Vorgaben wird in Deutschland durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) überwacht. Verstöße werden mit hohen Bußgeldern – bis fünf Mio. € – oder auch mit Handelsverboten geahndet.
MiFID II umfasst gut 7.000 Seiten – das Regelwerk dazu sogar 20.000 Seiten. Auf diesen Seiten gibt es eine Regelung, deren Umfang mit gerade einmal einer dreiviertel Seite sehr gering, deren Auswirkung auf das tägliche Bankengeschäft allerdings umso größer ist: das sogenannte Taping. Die genauen Anforderungen hierfür sehen wie folgt aus:
Aufzeichnungspflicht:
Banken, Haftungsdächer und Vermögensverwalter mit BaFin Lizenz nach § 32 des Kreditwesengesetzes (KWG) sind nach MiFID II Artikel 16 Abs. 7 (Taping) verpflichtet, telefonische oder per Video geführte Beratungsgespräche, sowie jegliche damit in Verbindung stehende elektronische Kommunikation aufzuzeichnen und revisionssicher zu speichern:
- Alle Beratungsgespräche per Telefon, Chat, Video-Telefonie, Co-Browsing etc.
- Gespräche, die zu einem Abschluss eines Geschäftes bzw. zur Platzierung einer Kundenorder führen
- Änderungen und Stornierungen von Aufträgen
- Beratungsgespräche, die lediglich mit der Absicht zum Abschluss eines Geschäftes erfolgen
- Gespräche innerhalb der Wertpapierfirma, sofern diese im Zusammenhang mit der Beratung stehen
Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht:
Die Aufzeichnungen müssen fünf Jahre aufbewahrt werden. Fristbeginn ist die Aufzeichnungserstellung. Auf Verlangen der Aufsicht kann die Aufbewahrungspflicht sieben Jahre betragen. In dieser Zeit sollte, für den Fall der Anforderung durch die BaFin, eine schnelle Auffindbarkeit der Aufzeichnung gewährleistet sein. Es muss sichergestellt sein, dass die archivierten Gespräche nicht manipuliert oder gelöscht werden können. Zudem ist sicherzustellen, dass etwaige Manipulation nachverfolgbar sind.
- Aufzeichnung in einem Format, welches nachträgliche Veränderungen ausschließt
- Speicherung auf einem dauerhaften Datenträger
- Export auf Kundenwunsch als z.B. WAV oder Text
Benachrichtigungspflicht:
Kunden müssen informiert werden, dass die Kommunikation aufgezeichnet wird. Zudem muss der Kunde erfahren, dass er eine Kopie der Aufzeichnung der Gespräche auf Anfrage innerhalb der Aufbewahrungsfrist verlangen kann. Wenn der Kunde der Aufzeichnung widerspricht, darf keine Beratung erbracht werden, soweit sie sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen bezieht.
- §201 Abs.1 StGB: Unbefugtes Aufnehmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes eines anderen wird bestraft
- §4 Abs.1 BDSG: Gestattung durch andere Rechtsvorschrift
- Gestattung gemäß § 28 BDSG durch Einwilligung nach §4a BDSG in schriftlicher Form oder bei besonderen Umständen durch mündlich/konkludente Einwilligung z.B. Tastendruck / Telefonansage
Das sind die Anforderungen der MIFID II in der Übersicht
Eine Aufzeichnungslösung, die den Standards der MiFID II entspricht, sollte diverse Kriterien erfüllen, darunter:
- Aufzeichnung nach Compliance-Vorgaben
- Aufzeichnung über verschiedene Kanäle hinweg, einschließlich Sprache, Bildschirm, Video und Chat
- Möglichkeit zur Aufzeichnung „on demand“ oder „automatisch“
- Revisionssichere und manipulationssichere Speicherung der Daten
- Unveränderliche Speicherung der Aufzeichnungen für einen Zeitraum von fünf bis sieben Jahren nach MiFID II
- Die Möglichkeit zur schnellen Bereitstellung der Aufzeichnungen bei Kunden- oder Behördenanfragen
- Effiziente Suchfunktionen und klare Zuordnung der Aufzeichnungen zu den Geschäftsräumen des Vermittlers
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen, auch unter Berücksichtigung von Sicherheitsmaßnahmen
- Benachrichtigung über die Aufzeichnung, sei es manuell oder automatisch
- DSGVO-Konformität, dazu gehören Funktionen wie Mandantenfähigkeit, Benutzerverwaltung, logische Trennung der Daten in Cloud-Lösungen und Verschlüsselungstechniken
Vorteile moderner Call-Recording-Lösungen für die Einhaltung der MiFID II
Trotz der Herausforderungen bieten innovative Call-Recording-Lösungen die Möglichkeit, die Vorgaben zu erfüllen. Durch den Einsatz intelligenter Software zur Analyse der Kundenkommunikation können Unternehmen zudem wertvolle Daten aus ihren Kundeninteraktionen gewinnen. Diese Daten können genutzt werden, um betriebliche Abläufe zu optimieren, Strukturen zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Darüber hinaus fördert die gesteigerte Transparenz das Vertrauen der Kunden, stärkt die Kundenbindung und schützt den Finanzdienstleister vor möglichen Vorwürfen.
ASC bietet mit Recording Insights eine Lösung, die die Einhaltung der MiFID II-Vorgaben und gleichzeitig tiefe Einblicke in Kundeninteraktionsdaten ermöglicht. Durch den Einsatz fortschrittlicher Analytics und KI-Funktionen erstellt das System automatisch Transkripte und Protokolle, die Kunden direkt unterzeichnen können, und ermöglicht prädiktive Analysen und Trenderkennung. Dies verbessert nicht nur die Compliance und Kundeninteraktion, sondern reduziert auch den Aufwand für manuelle Dokumentation. Zudem eröffnet die automatisierte Aufzeichnung neue Möglichkeiten in der Datenanalyse und im Compliance Management.
Die AI Revolution wartet nicht – und Ihr Unternehmen sollte das auch nicht!
Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie wir kommunizieren, und eröffnet neue Horizonte für Customer Experience Management. Erweiterte gesetzliche Vorschriften signalisieren eine wachsende Bedeutung und Notwendigkeit für sichere und effektive digitale Kommunikationskanäle. Dies ist jedoch keine Bürde, sondern eine klare Einladung, innovativ zu sein. KI-gesteuerte Technologien bieten hier immense Möglichkeiten: Sie können nicht nur die Einhaltung der Vorschriften sichern, sondern auch die Kundenbindung durch maßgeschneiderte und ansprechende Kommunikationswege verstärken. Seien Sie proaktiv und ergreifen Sie die Initiative, diese Technologien zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Stellen Sie sich vor, wie Ihr Unternehmen durch den Einsatz von KI nicht nur auf dem Markt besteht, sondern sich als Pionier in der digitalen Kundeninteraktion hervortut.
Die Frage ist nicht, ob Sie es sich leisten können, in diese Technologien zu investieren, sondern ob Sie es sich leisten können, es nicht zu tun. Packen Sie die Chance jetzt, steigern Sie Ihre Marktpräsenz und bauen Sie ein Vertrauensverhältnis auf, das in der digitalen Welt seinesgleichen sucht.
Michael Krause
Vice President Sales Central & Eastern Europe
Vice President Sales Central & Eastern Europe
Michael Krause ist Vice President Sales Central & Eastern Europe bei der ASC Technologies AG. Er ist seit vielen Jahren im Finanzumfeld tätig und berät Unternehmen zu technischen Lösungen zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben hinsichtlich Recording und Analytics. Mit seinen Kompetenzen im Vertriebs- & Service-Management, Business Development und ITK-Lösungsvertrieb verantwortet er die operativen und strategischen Vertriebsaktivitäten der ASC Technologies AG bei Partnern und Endkunden.
Anmerkung des Autors
Die in diesem Artikel enthaltenden Informationen sind keinesfalls allumfassend und stellen keine juristische Beratung dar.
