Aufzeichnung, Compliance, Finanzdienstleistung
Finanzmarktrichtlinien haben große Auswirkungen auf Sie als Finanzdienstleister – vor allem in Bezug auf die Aufzeichnung und Auswertung der Kommunikation. So kommen nach dem Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) auch auf sogenannte 34f-Vermittler neue Pflichten zu. Eine davon ist das sogenannte Taping. 34f-Vermittler stehen hier vor der Herausforderung, sich mit der Aufzeichnung von telefonischen Beratungsgesprächen vertraut zu machen. Allerdings herrscht vielerorts die Meinung vor, Taping bringe viel Arbeit und insbesondere auch hohe Archivierungskosten mit sich. Wir erklären Ihnen, was es damit auf sich hat und zeigen, welche Auswirkungen die Regelung konkret auf die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Kommunikation hat und wie Sie als Finanzdienstleister sogar davon profitieren können.
Was beinhaltet FinVermV?
Ziel der Finanzmarktrichtlinie FinVermV ist es, die Sicherheit am Markt zu erhöhen, Transparenz zu schaffen und damit den Kunden einen umfänglicheren Schutz zu bieten. Deshalb gibt es auch regulatorische Anforderungen hinsichtlich der Aufzeichnungs-, Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Benachrichtigungspflicht telefonischer und elektronischer Kundenkommunikation.
§ 18a FinvermV – Details und Anforderungen
Nach § 18a der novellierten FinVermV müssen telefonische Vermittlungs- und Beratungsgespräche und sonstige elektronische Kommunikation aufgezeichnet und aufbewahrt werden – und das für zehn Jahre. Diese Regel soll missbräuchliche Verhaltensweisen bei Finanzdienstleistern aufdecken oder bereits im Vorfeld unterbinden. So ist beispielsweise zu dokumentieren, ob und wie der Kunde über Chancen und Risiken des empfohlenen Geschäfts beziehungsweise über die Eigenschaften der empfohlenen Finanzinstrumente informiert wurde.
Aufzeichnungsanforderungen und -pflichten
Die Aufzeichnungen dienen als vollwertiges Beweismittel – und zwar sowohl gegenüber der Aufsicht als auch in einem Haftungsprozess mit dem Kunden, dem die Aufnahme auf Anforderung zur Verfügung zu stellen ist. So ist auch der Kunde vorab darüber zu informieren, dass die (elektronische) Kommunikation aufgezeichnet wird und 10 Jahre zur Verfügung steht. Zudem müssen sie nach § 18 Abs. 5 FinVermV so gespeichert werden, dass eine nachträgliche Verfälschung oder eine Löschung nicht möglich ist.
Herausforderungen für freie Finanzanlagenvermittler
Freie Finanzanlagenvermittler arbeiten sehr viel flexibler als beispielsweise Vermögensverwalter. So finden Beratungsgespräche häufig Face-to-Face oder per Handy statt. Zudem verfügen Finanzanlagenvermittler oft nicht über eine homogene Telefon-Infrastruktur, wie es bei Banken der Fall ist. Eine rechtskonforme Aufzeichnung ist schwerer abbildbar, weshalb es hier umso mehr eines Partners bedarf, der ein Lösung zur FinVermV-konformen Aufzeichnung zur Verfügung stellt, die jegliche Kommunikation über alle Kanäle aufzeichnen kann (Omni-Channel).
Checkliste: FinVermV konforme Aufzeichnungslösung
Eine FinVermV konforme Aufzeichnungslösung muss unter anderem folgende Anforderungen berücksichtigen:
- Compliance-konforme Aufzeichnung
- Omni-Channel Aufzeichnung (Sprache, Bildschirm, Video, Chat)
- Revisionssichere Datenspeicherung
- Schutz der Aufzeichnungen vor Manipulation
- Unveränderbare Speicherung für mindestens 10 Jahre gemäß FinVermV
- Kurzfristige Bereitstellung der Aufzeichnungen für Kunden und Behörden auf Anfrage
- Einfache Suche und Auffindbarkeit sowie mühelose Zuordnung von Aufzeichnungen aus den Geschäftsräumen des Vermittlers
- Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen auch bei getroffenen Sicherheitsmaßnahmen
- Einfaches Wiederfinden und mühelose Zuordnung von Aufzeichnungen aus den Geschäftsräumen des Vermittlers
- Offenlegung vor dem Kunden, dass Aufzeichnung stattfindet (manuell oder automatisch)
- DSGVO-Konformität: mandantenfähig, Benutzerrechte, logische Trennung der Datenbank bei Cloud Lösungen, Verschlüsselung etc.
Flexibilität und Compliance: Beratunggespräche unterwegs
Ein Finanzberater ist unterwegs im Auto und muss ein dringendes Beratungsgespräch mit einem Kunden führen. Mit den mobilen Aufzeichnungslösungen von ASC kann der Berater das Gespräch problemlos starten und die Aufzeichnung aktivieren. Durch die Omni-Channel-Funktionalität wird das Gespräch automatisch aufgezeichnet und sicher gespeichert, sodass alle Anforderungen der FinVermV und FinvermV 18a erfüllt werden können. Dies ermöglicht es Finanzanlagenvermittlern, flexibel und compliant zu arbeiten, ohne dass zusätzliche Bürokratie entsteht.
FinVermV Taping: Mehrwert trotz Mehraufwand
Die Aufzeichnungspflicht ist die wohl am kontroversesten diskutierte Neuerung in der novellierten FinVermV. Für Sie als Finanzvermittler ist ein administrativer und finanzieller Mehraufwand zu erwarten – wie bei jeder Einführung von neuen Richtlinien und damit verbundenen Prozessanpassungen. Letztendlich dienen solche neuen Gesetze und Verordnungen einem höheren Zweck – im Falle von FinVermV vor allem dem Verbraucherschutz.
Effizienzgewinne und Kundentransparenz
Trotz Mehraufwand kann das Taping auch neue Chancen eröffnen. Sie können die neue FinVermV nutzen, um Ihre Prozessabläufe effizienter zu gestalten und Ihre Strukturen auf einen moderneren Stand zu bringen. Sie sollten zudem die damit einhergehende Transparenz positiv beim Kunden hervorheben. Die aufgezeichneten Gespräche können dem Kunden einfach zur Verfügung gestellt werden und dienen gleichzeitig der eigenen Absicherung.
Mit geeigneten Lösungen zur Aufzeichnung – wie Recording Insights und Neo Suite – sind zum einen in der Lage Telefongespräche im Büro, aber auch unterwegs am mobilen Endgerät einfach und rechtskonform aufzuzeichnen und zudem die Gespräche zu transkribieren und Protokolle zu erstellen, die im Anschluss an das Gespräch an den Kunden übermittelt und von diesem unterschrieben werden können. Dies führt zu einer reduzierten Nachbearbeitungszeit, da die manuelle Dokumentation entfällt. Darüber hinaus bieten Ihnen Daten aus der Aufzeichnung eine gute Grundlage für eine anschließende Analyse, die dann für Compliance Management, Risikomanagement, Betrugserkennung, Schulungszwecke oder das Quality Management verwendet werden können.
Finanzvermittler müssen trotz FinVermV auf digitale Kommunikation setzen
Klar ist: Sie sollten die Kommunikation über digitale Medien aufgrund solcher Richtlinien keinesfalls einschränken. Moderne Technologien, einschließlich Künstlicher Intelligenz (KI), können diese Prozesse weiter optimieren. KI kann dabei helfen, die Aufzeichnungen automatisch zu transkribieren, wichtige Informationen hervorzuheben und potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen. Dies führt zu einer reduzierten Nachbearbeitungszeit, da die manuelle Dokumentation entfällt und die Qualität der Kundeninteraktionen verbessert wird.
Für weitere Informationen und praktische Tipps zur Optimierung Ihrer Compliance-Prozesse laden wir Sie ein, unser On-Demand Webinar „Compliance Prozesse in der Finanzbranche optimieren“ anzusehen. In diesem Webinar erfahren Sie, wie Sie mithilfe von ASC-Lösungen und KI-Technologie Ihre Compliance-Anforderungen effizient erfüllen und gleichzeitig Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.
Michael Krause
Vice President Sales Central & Eastern Europe
Vice President Sales Central & Eastern Europe
Michael Krause ist Vice President Sales Central & Eastern Europe bei der ASC Technologies AG. Er ist seit vielen Jahren im Finanzumfeld tätig und berät Unternehmen zu technischen Lösungen zur Erfüllung von Compliance-Vorgaben hinsichtlich Recording und Analytics. Mit seinen Kompetenzen im Vertriebs- & Service-Management, Business Development und ITK-Lösungsvertrieb verantwortet er die operativen und strategischen Vertriebsaktivitäten der ASC Technologies AG bei Partnern und Endkunden.
Anmerkung des Autors
Die in diesem Artikel enthaltenden Informationen sind keinesfalls allumfassend und stellen keine juristische Beratung dar.
